5 astuces pour être plus productif en télétravail

Télétravailler, ça fait combien de temps que vous en rêviez ? Avec l’expansion du télétravail, nous sommes désormais des millions à travailler depuis la maison plusieurs jours par semaine. Mais la réalité ne correspond pas exactement à la liberté et au confort que vous imaginiez. Travailler depuis chez soi comprend de nombreux avantages : le temps de trajet est supprimé, le cadre de travail est confortable et les horaires sont flexibles.

Cependant, vous n’êtes pas à l’abri d’une perte d’efficacité et de motivation, ou du surmenage. En effet, la pause de 10 minutes pendant laquelle on se glisse dans son canapé peut facilement se transformer en une sieste d’une heure. À l’inverse, il peut être compliqué de décrocher. Travailler des soirées entières ou le week-end ne faisaient pas partie de vos plans, et pourtant vous continuez face au sentiment de ne pas en avoir assez fait durant la journée. Et si l’équilibre entre votre vie personnelle et professionnelle était menacé ? Comment rester productif en télétravail et profiter de cette opportunité ? Adoptez ces 5 astuces pour enfin être efficace en télétravail.

Et être enfin productif en télétravail !

Une opportunité de gain de temps

Nous courons toujours après le temps. C’est d’ailleurs l’excuse la plus commune que l’on fait aux autres et à soi-même, le fameux « je n’ai pas le temps ». Et si le télétravail était l’opportunité d’en gagner ? Au bureau, interruptions et nuisances sonores empiètent parfois sur votre productivité. Ces inconvénients disparaissent au moins partiellement avec le télétravail. Vous êtes plus productif à 8 h du matin ? Bonne nouvelle, vous pouvez adapter vos horaires à votre rythme. Enfin, le plus évident, dîtes adieux aux bouchons interminables et aux pannes de métro.

La perte d’efficacité et de motivation

Selon les jours, l’humeur, le canapé, le réveil, les enfants, la productivité n’est pas toujours au rendez-vous. Isolé en télétravail, vous papillonnez au lieu de vous concentrer. Les tâches commencées mais non abouties amènent un sentiment d’insatisfaction et d’inachevé à la fin de la journée. Mais sans personne pour vous regarder, comment ne pas être distrait par son téléphone et scroller sur les réseaux sociaux toute la matinée ?

Se retrouver seul face à son travail à accomplir devient plus difficile que courir un marathon. Face au manque d’interactions sociales et de retours sur votre travail, perdre confiance et votre motivation est une brèche dans laquelle on peut facilement s’engouffrer. Les réponses à vos questions informelles que vous posiez en passant devant le bureau de vos collègues vous aidaient dans l’avancement de vos projets. Il est plus facile de perdre le fil de sa journée en décalant ses horaires qu’en étant régulier. Découvrez dans cet article les 5 astuces pour reprendre goût à votre travail et redevenir efficace. Soyez productif en télétravail pour reprendre le contrôle de vos journées.

Le risque de surmenage

Vous être peut-être dans l’extrême inverse. Travailler le soir, les week-ends, en mangeant, c’est à cela que ressemble votre nouvelle vie sans que vous en ayez vraiment conscience. Et pourtant, vous répondez à vos e-mails professionnels à 23 h et peinez à vous endormir car vous n’avez pas terminé votre dossier. On est d’autant plus connecté avec l’ordinateur et le téléphone à proximité. Et si ce surmenage professionnel était la route toute tracée vers le burnout ? Vous trouverez ci-dessous les réponses pour retrouver un rythme équilibré et productif en télétravail.

Astuce n°1 : Séparer le personnel du professionnel

Retrouvez un équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle ! En effet, mélanger tous les ingrédients ensemble n’apportera pas forcément la meilleure recette. Distinguez lieu de vie / travail, matériel informatique, etc. Un lieu pour votre travail différent de votre lieu de détente. Et pourquoi pas carrément une pièce dédiée ? Si la taille de votre appartement ne vous le permet pas, vous pouvez vous asseoir sur votre table à manger d’un côté pour travailler et de l’autre pour vous détendre (oui, votre cerveau fera la différence !). Ne travaillez pas depuis votre canapé ou votre lit, ce serait le début d’une sieste et pas une séance de travail productive.

Comment séparer professionnel et personnel dans vos outils informatiques ? Si vous le pouvez, ayez un ordinateur et un téléphone dédié à votre activité professionnelle. Si ce n’est pas possible, créez deux utilisateurs Windows (un pour le personnel et un pour le professionnel) et possédez deux cartes SIM téléphone. Vous serez moins tenté de traiter vos e-mails à 22 h. Enfin, définissez des horaires dédiées à votre vie professionnelle et d’autres à votre vie personnelle. Quoi de mieux que de vous plonger à 18 h dans un bon polar avec une tasse thé en ayant la conscience tranquille de votre journée de travail terminée. Le soir, rangez vos affaires de travail pour achever votre journée et vous consacrer à votre vie personnelle. Le matin, ressortez-les pour retourner dans l’ambiance professionnelle.

Astuce n°2 : Soignez votre cadre de travail

L’endroit où vous allez passer 8 h par jour devant votre ordinateur est déterminant pour votre productivité. Ainsi, définissez votre lieu de travail, il devra toujours être le même. Ça peut être une pièce entière, une partie d’une pièce, un bureau, un côté d’une table. Le désordre est synonyme de distraction. Faîtes régner l’ordre sur votre bureau. De plus, si vous peinez à vous motiver la moindre boulette de papier deviendra une distraction plus intéressante que la mise à jour du budget annuel. Gardez à portée de main l’essentiel, c’est-à-dire ce que vous utilisez le plus souvent et rangez le reste. Le tri ne s’applique pas qu’à vos affaires matériel, vous ne pourrez pas travailler efficacement si votre boîte mail comporte 300 e-mails non lus et 50 fichiers non utilisés sur votre bureau. C’est parti pour une séance de rangement ! 

Astuce n°3 : Habituez-vous à une nouvelle routine

A la maison, on a déjà ses petites habitudes : la petite pause sur le canapé, la première heure en pyjama et le petit déjeuner qui se transforme en brunch vers 11h. Comment se mettre dans un mood de travail quand notre environnement si confortable ne nous y pousse pas ? Pour vous préparer mentalement à travailler, adoptez une routine matinale comme si vous alliez au bureau. Eh oui, même si vous restez chez vous ! Prenez votre douche, habillez-vous, prenez votre petit-déjeuner. Mieux vaut ne pas passer la journée en pyjama les cheveux en bataille.

Vous pouvez définir un rythme de travail régulier avec des horaires indicatives : pour illustrer, vous commencez à 8 h 45, vous prenez votre pause déjeuner à 12 h 45, vous reprenez à 13 h 30 puis vous terminez à 17 h 30. Les pauses sont essentielles à votre productivité. Mais qu’est-ce qu’une pause ? Ce sont de moments pendant lesquels l’ordinateur est éteint. Vous pouvez prendre l’air, pratiquer une activité physique ou échanger avec vos proches. En revanche, quand vous travaillez, la télévision n’est pas allumée en fond.  Enfin, n’oubliez pas de conserver le lien social avec votre famille, vos amis et vos collègues.

Astuce n°4 : Organisez votre journée (To-do List et priorisation des tâches)

En télétravail, on se sent plus libre : personne pour vous dire quoi faire et quand ! Vous pouvez organiser votre journée comme vous le souhaitez. Si c’est une occasion en or pour augmenter votre productivité, c’est aussi le risque de partir dans tous les sens, commencer cinquante projets pour finir par se démotiver. Comment rester productif en télétravail ?

L’action entraîne l’action et tant que l’on reste immobile, se lancer reste difficile. En revanche, lorsque l’on a déjà réalisé quelques tâches, si simples soient-elles, notre motivation progresse, entraînant notre productivité. Pour rompre avec l’inertie, vous pouvez débuter par une petite tâche qui requiert peu d’efforts et qui vous encouragera à enchaîner sur votre To-do List. Définissez un ensemble de tâches simples à effectuer le matin pour commencer. Elles formeront une sorte de routine matinale pour vous lancer. Vous aurez déjà accompli quelque chose et vous serez concentré pour poursuivre. 

Il n’y a rien de pire que de s’asseoir à son bureau sans savoir par quoi commencer. Voici comment y remédier. La veille au soir ou le matin avant de débuter quoi que ce soit, faîtes votre To-do List. Il existe deux types de To-do List : la Master To-do List et la To-do List quotidienne. La Master To-do List comporte toutes les tâches que vous devez effectuer : la réponse à un e-mail, une étape d’un projet, ranger votre bureau, la mise à jour du budget, etc.

À chaque fois, que vous avez une nouvelle tâche, notez-la dans la Master To-do List. Vous vous débarrassez déjà de la charge mentale de la retenir. Le soir avant de terminer votre journée ou le matin, choisissez 3 à 8 tâches (selon leur longueur) de votre Master To-Do List et intégrez-les dans votre To-do List quotidienne. Estimez leur durée et vérifiez que tout rentre bien dans votre journée. Pour sélectionner les tâches, vous pouvez appliquer la méthode de la Matrice d’Eisenhower. Voici une représentation graphique du concept : 

Bien sûr, restez flexible, si une tâche importante se rajoute. C’est à vous de juger si vous devez adapter votre To-do List quotidienne ou non.

Astuce n°5 : Eliminez les distractions et concentrez-vous

Un papillon vole dans votre jardin, vous recevez un message de votre mère, un mail d’un collègue apparaît sur l’écran, votre chat gratte à la porte ou votre petit dernier rentre de l’école.  Quel est le point commun de toutes ces actions ? Ce sont des distractions qui vous sortent de votre travail dès qu’elles surviennent. Comment les ignorer pour préserver votre productivité ?

Voici quelques astuces pour rester concentré et productif en télétravail : 

• Eliminez les distractions, à commencer par votre téléphone. Désactivez les notifications pour ne plus être dérangé.
• Choisissez un ou deux moments dans la journée pour traiter vos mails plutôt que d’être interrompu toutes les dix minutes.
• Etablissez un planning avec vos proches pour qu’ils sachent quand ils peuvent vous déranger et quand ils ne doivent pas entrer dans votre bureau.
• Si vous avez toujours du mal à vous concentrer : essayez la méthode Pomodoro ou des applications qui bloquent les sites internet indésirables (réseaux sociaux, jeux-vidéos, etc) comme Cold Turkey (https://getcoldturkey.com/) ou Forest
• Si la motivation manque toujours à l’appel, ayez un partenaire de confiance à qui vous confiez vos objectifs de la journée. Ça peut être votre sœur, votre mari, une amie. Vous serez plus motivé à exécuter vos tâches car vous vous y serez engagé.
• Faîtes une pause. Si vos yeux peinent à fixer l’écran, vous avez peut-être tout simplement besoin d’une pause pour repartir du bon pied.

Et voilà, vous êtes prêt pour rester productif en télétravail !

 

Pour aller plus loin, découvrez notre article sur comment rester concentré : https://equilaab.com/2021/07/03/rester-concentre-un-defi-a-relever/