Découvrez cette méthode innovante pour gérer vos mails

204 millions d’emails sont envoyés chaque minute dans le monde, soit 3,4 millions à la seconde (source). Comment gérer efficacement le flux d’emails que nous recevons et envoyons chaque jour ? On peut vite perdre un temps fou à rechercher une information pour une réunion, cachée dans un de nos nombreux mails. Ou alors passer à côté d’une donnée cruciale, noyée dans tous nos emails non lus.

Découvrez dans cet article une méthode innovante pour mieux gérer vos mails.

Ne pas se laisser envahir par les emails « non lus »

Dans la montagne d’emails non lus, on trouve : des informations importantes, des newsletters inutiles, des demandes urgentes, des communications qui ne nous concernent pas, etc. Mais na pas lire ses emails, c’est le risque de passer à côté d’une échéance ou de ne pas prendre un compte une information déterminante dans sa dernière présentation.

Alors même si vous recevez beaucoup d’emails par jour, prenez le temps de les ouvrir, de les classer, de les supprimer. Les astuces dans cet article réduiront considérablement le temps de traitement et de gestion de vos emails.

Créer des dossiers pour mieux gérer vos mails

Vous avez la possibilité de créer des dossiers dans votre boîte de réception : par thème, par date, par personne. Par exemple : Administratif / RH, 2021.07 Clôture, 2021.08 Clôture, Budget 2022, Demandes de validation de dépenses, Stagiaire Annabelle, etc. Adaptez les intitulés des dossiers à vos besoins.

Si nécessaire, créez des sous-dossiers. Voici un exemple pour le dossier Budget 2021 :

• Clôture de janvier
• Clôture de février
• Présentation au siège
• Clôture de mars
• Atterrissage du semestre
• Etc

Une fois vos dossiers créés, triez tous vos emails.

Une nouvelle façon d’utiliser sa boîte de réception

Dans votre boîte de réception, doivent rester uniquement les emails à traiter. Tout le reste doit être rangé dans les dossiers. Cela vous permet d’avoir une vision sur la charge de travail, et le temps qu’il sera nécessaire pour vider votre boîte de réception.

Trier également ses emails envoyés

Le tri s’applique également aux emails envoyés. Il ne doit rester dans vos emails envoyés uniquement ceux en cours, pour lesquels vous attendez une réponse. Ce sera beaucoup plus facile de relancer une demande. Et de retrouver des emails envoyés l’année dernière liés à un sujet spécifique.

Limiter les brouillons

Les brouillons sont destinés à être temporaires. Si vous accumulez un nombre de brouillons importants : soit vous avez commencé plusieurs sujets sans en venir à bout, soit ils sont obsolètes et méritent d’être triés. Dans tous les cas, vérifiez régulièrement si vous ne devez pas terminer un mail important ou bien supprimer un brouillon qui n’a plus d’utilité.

Supprimer

Dans quel cas devriez-vous supprimer un email ?

• Il ne vous concerne pas : transférez-le à la bonne personne puis supprimez-le ;
• Si c’est un mail automatique qui ne vous apporte rien (de type SAP par exemple) ;
• Si vous n’aurez plus besoin de ce mail dans le futur ;
• Si le contenu de l’email est insignifiant, par exemple : un remerciement, etc
• Si vous avez tout un échange autour du même sujet, vous ne pouvez conserver que le dernier email, qui reprend toute la conversation.

Ainsi pour mieux gérer vos mails : diminuez en le nombre en supprimant ce qui ne vous sont d’aucune utilité.

Utiliser l’objet des mails de façon efficiente : Rediriger et mieux classer

Lorsque vous écrivez un email, pensez à définir un objet pertinent pour mieux le classer et le retrouver par la suite.

Si vous recevez des mails automatiques que vous devez conserver, vous pouvez définir une règle de redirection vers vos dossiers en fonction de l’objet.

Traiter ses mails

Les emails arrivent tout au long de la journée. Ces interruptions ont des conséquences néfastes sur votre productivité. Vous êtes concentré sur une tâche, puis une demande par mail pop-up en bas à droite de votre écran. Même si vous souhaitez achever votre tâche, votre esprit vagabonde vers la nouvelle demande. Votre concentration baisse fatalement.

La solution est d’allouer des plages horaires pour traiter ses mails. Lors de ces temps spécifiques, triez vos emails jusqu’à qu’il ne reste que ceux à traiter dans votre boîte de réception. Puis si un email prend moins de 5 minutes à être traité, on le traite tout de suite. Sinon, on le planifie dans sa To-do List. Voici la méthode Getting Things Done (GTD) qui s’appliquer également aux emails.

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